Para los que nos movemos en el área de la informática es ampliamente conocido el formato de documento portátil (PDF) de Adobe.  El formato PDF fue concebido como el formato optimo para compartir información de texto en Internet, esto por su seguridad en la encriptación del mismo y el tamaño de los archivos resultantes (ligeros de mandar por e-mail o descargar desde el web). Sin embargo y pese a que los PDF son muy populares (ya que muchísima información en Internet esta en este formato) pocas son las organizaciones que aprovechan sus bondades, y de ello platicaremos un poco.

 

Para poner en contexto el POTENCIAL del PDF vayamos a un ejemplo. Quien no ha ido a una oficina de gobierno a realizar un trámite y tienes que hacer el mismo en varias horas o incluso días; digamos una copia de tu acta de nacimiento. Llegas al registro civil, solicitas una copia de tu acta y generalmente después de pedirte tus datos (necesarios para localizarla en el montón de anaqueles de archivos), te dicen vuelva tal día por ella.

 

Dicho proceso es comúnmente tardado ya que ocupan darse un tiempo en localizar el papel de tu acta de nacimiento, el cual estará dentro de los incontables archivos del registro municipal.  Lo mismo seria para casi cualquier documento o tramite archivado por el gobierno, desde  registros de la propiedad, actas constitutivas, actas de matrimonio, etc, etc.

 

Ahora BORREMOS todo ese proceso y REGENEREMOS (en la imaginación) uno nuevo. En este cambiamos el montón de archiveros llenos de papeles viejos y ponemos un servidor chico de los mas austeros y baratos (un Dell sencillito por ejemplo); este mismo conteniendo cientos o miles de documentos PDF escaneados previamente y copia fiel de los documentos originales.  Cada PDF es ligado a una base de datos sencilla, que solo sirve para correlacionar e identificar el documento cuando requiramos buscarlo e identificarlo, y colocamos un par de estaciones de trabajo (simples PC) conectadas a esta base de datos.

 

Ya bajo este esquema que planteamos en el párrafo anterior, imaginemos llega usted a hacer su trámite para la obtener una copia de su acta de nacimiento.  Una vez ha llegado con la persona que lo atenderá, esta verifica sus datos en la base de datos y unos segundos después obtiene la copia de su acta en PDF;  después manda imprimir el PDF (lo que tarda unos segundos mas), sella el documento impreso, se lo firman de inmediato y listo, ya tiene su documento liberado. Y si el documento no ocupa firma alguna, aun más rápido todo.

 

Este mismo procedimiento es aplicable a todo tipo de papel oficial, documento empresarial o industrial, etc, etc, es decir cualquier documento archivable.  ¿Que si por que en PDF y no en un formato de MS Office como el DOC de Word?  Pues por lo que ya comentamos, la seguridad de su encriptación y el tamaño ligero de los archivos.  El formato PDF fue ideado con la intención de compartir contenidos, no con el fin de crearlos, que ese es el fin de los formatos de MS Office y demás soluciones de autoría.

 

Ahora, que requeriríamos para establecer un sistema de documentación electrónica (que así se les llama) vía PDFs.  Pocas cosas; en primera si tenemos una gran cantidad de documentos en papel para digitalizar en PDF, lo mas optimo es adquirir scanners que ya tengan esta conversión de forma predefinida. Es decir, que al momento de escanear el dispositivo ya te genere directamente la copia en PDF así ahorramos muchos pasos.

 

Sino contamos con este tipo de dispositivos (que los hay por montones HP, Cannon, Fujitsu, etc), entonces requerimos un software para ir pasando a PDF todos los archivos (DOC, RTF, JPG) que los scanners comunes nos generan.

 

Este software para creación de PDF (que hay muchos, no solo Adobe Acrobat) también será indispensable tenerlo para cuando ocupemos editar alguno de los documentos ya escaneados. Sumemos a esto el servidor chico y las PC cosas que son fácilmente adquiribles.

 

Por ultimo requerimos de un gestor de base de datos, que puede ser desde un sistema hecho a la medida mediante Visual Studio o similares, o bien una solución destinada a este fin como  Acrobat Elements o LiveCycle.  http://www.adobe.com/la/products/acrobat/

 

Si los costos de licenciamiento Adobe se les hacen muy altos don’t worry, existe mucho software de diferentes compañías productoras los cuales tienen capacidad de generar PDFs, incluso algunos gratuitos como CutePDF u OpenOffice.org.

 

Aquí el meollo del asunto es saber aplicar la tecnología (en este caso los PDF) para hacernos mas fácil la vida y eficientar las operaciones diarias, ¿que no es para eso?  Exíjale a su responsable de sistemas que le haga propuestas de cómo mejorar sus actuales procesos de documentos y realizarlos de forma mas optima, por que de que se puede, se puede; el chiste es saber como.