Organizar la entrada y salida de correos

El tráfico de mensajes puede volverse un proceso confuso si no lo sabemos organizar. Aquí te explicaremos cómo organizar la entrada y salida de correos, para que no se vuelva confuso.

Las opciones de “entrada y salida” en el correo electrónico

La mayoría de los programas de correos tiene rasgos similares. Hay una opción donde el nuevo mensaje sin abrir es entregado (bandeja de entrada). Abrimos el correo pulsando sobre el con el botón de mousse. Entonces el correo se nos despliega en la pantalla. Después que haya leído el correo, puede eliminarlo o guardarlo en un archivo como referencia futura.

El programa también tendrá una opción donde guardará los mensajes enviados, utilizando este mismo nombre. Se puede verificar que el mensaje se encuentre allí para asegurarnos que haya sido enviado.

Cada programa de correo electrónico es diferente. Si utilizamos Eudora, podremos ver fácilmente si un e-mail ha sido enviado porque aparecerá en la bandeja de mensajes enviados con un signo de visto al lado de él.

Internet Explorer muestra la fecha y el tiempo en que se envió.

Usando la libreta de direcciones

Aquí podemos guardar todos los mensajes. La manera más fácil de enviar el correo, es entrar primero en la libreta de direcciones el nombre de la persona con la que se quiere comunicar.

En la mayoría de los programas, tendremos un icono que se parece a un libro pequeño, pulsando el botón en ese icono y entraremos en el nombre de nuestro amigo/conocido, luego su dirección de correo. A continuación pulsamos el botón en la palabra o el ícono del programa que indica que queremos enviar un correo a esa persona.

Cada programa de correo electrónico es diferente. En la mayoría, pulsamos el mousse en la palabra ícono (enviar correo). Luego aparecerá una nueva pantalla donde se puede crear el mensaje. El nombre y dirección de la persona a la que está enviando se completará automáticamente en el e-mail.

En definitiva, usted nunca tendrá que entrar de nuevo su. Cada vez que quiera escribir a esa persona simplemente irá a su libreta de direcciones y elegirá el nombre de esa persona.

Usted puede entrar manualmente cada nombre y dirección del e-mail abriendo la libreta de direcciones y entrando la información. Pero hay una manera más fácil de agregar algunos nombres.

Si recibe un mensaje de alguien, puede añadir la dirección a su libreta de direcciones sin tener que teclearlo en ella. Todo depende del modo en que trabaje su programa de correo particular. Para hacer esto, compruebe los menúes de arriba de la pantalla.

Por ejemplo en Eudora, resalte el mensaje del e-mail de la persona que le gustaría agregar su dirección; elija “Especial”; luego realice la entrada a su libreta de direcciones. Cuando usted hace esto, el nombre y dirección se agregan automáticamente a su libreta de direcciones.

Para hacer la misma operación con el Navegador Netscape, resalte el mensaje; elija “Mensaje,” luego elija “agregar a la libreta de direcciones”.

En el programa Outlook, simplemente en el nombre de la persona y elija “agregar a la libreta de direcciones”. La terminología en cada programa es diferente, pero la idea es la misma.

Una vez que ha descubierto cómo agregar los nombres a la libreta de direcciones, encontrará muy útil ese rasgo. Después que tenga guardada la dirección de una persona en su libreta, puede abrirla y pulsar doble con el mousse en el nombre elegido, y el programa le presentará una pantalla para componga el mensaje a esa persona.

Si usted utiliza este método de dirección de e-mail, no tiene que esforzarse con las direcciones, es una forma de ahorrar tiempo.

Respondiendo los correos

Usted también puede contestar cualquier mensaje que recibe. Simplemente pulse el mousse en el correo para abrirlo. Luego pulse en el ícono “Responder”. Prepare su contestación y pulse el ícono “Enviar”. El programa enviará automáticamente su respuesta.

A menudo un programa le mostrará el mensaje original con los símbolos pequeños como estos >> delante de cada línea. Es para recordarle que usted le está contestando a la otra persona, aunque normalmente es mejor teclear respuesta sobre el mensaje original.

Organízación

La organización es un proceso importante. Cuando se recibe el mensaje, la bandeja se puede llenar rápidamente. Por consiguiente, después de que lo hayamos leído, será conveniente que lo movamos a la bandeja de elementos eliminados (Papelera, etc).

Aquí tenemos varias opciones: si no necesitamos guardar el mensaje, podemos eliminarlo. Para ello, arrastramos el mensaje a la papelera de reciclaje o a la bandeja de mensajes eliminados, según el programa que utilicemos.

Si queremos guardar el mensaje para referencias futuras, necesitamos crear un lugar donde guardarlo.

Si es en el navegador Netscape, elegiremos Archivo->Carpeta nueva. Si estamos usando Eudora, seleccionaremos Bandeja de correo->Nuevo y crearemos un nuevo buzón. Después que hayamos creado un lugar para guardar los mensajes; arrástraremos al archivo o o moveremos a dicha carpeta..

Entrenarnos en el hábito de mantener la bandeja ordenada nos benefiaciara en todos los sentidos. Es fácil perder un correo entrante si la bandeja está desordenada. El mejor sistema es leer el correo, y luego mandarlo inmediatamente a otra carpeta.