Utilizar el asistente para reglas en Outlook

El Asistente para reglas de Microsoft Outlook es un administrador de mensajería.

Con él pueden definirse instrucciones para las acciones de los mensajes de correo entrante y saliente de cada cuenta por separado o de todas las cuentas a la vez.

En este artículo se tratan los siguientes temas:
• Cómo convertir las reglas anteriores de Outlook.
• Cómo crear reglas.
• Cómo modificar reglas.
• Cómo eliminar reglas.
• Cómo se aplican las reglas.
• Cómo ejecutar reglas en Microsoft Exchange Server.
Para obtener más información acerca de las reglas de Outlook, escriba asistente para reglas en el cuadro Formule una pregunta de la barra de menús, presione ENTRAR y, después, haga clic en Buscar para ver los temas relacionados.
El Asistente para reglas utiliza un proceso sistemático para guiarle a través del proceso de creación de reglas. Puede elegir entre crear una regla a partir de una plantilla o empezar con una regla en blanco.

Por ejemplo, puede utilizar el Asistente para reglas para realizar las siguientes acciones:
• Asignar categorías a los mensajes entrantes o salientes en función de los contenidos.
• Establezca una notificación, como por ejemplo un cuadro de mensaje o un sonido, cuando se reciban mensajes importantes.
• Mover mensajes a una carpeta en función del remitente.
• Borrar los mensajes de una conversación.
• Marcar los mensajes de una conversación.
• Retrasar la entrega de los mensajes un tiempo especificado.

Cómo convertir las reglas anteriores de Outlook.
Cuando se inicia el Asistente para reglas por primera vez, aparecen los siguientes mensajes:
Outlook ha detectado reglas creadas con una versión anterior del programa. Se recomienda que actualice las reglas para un mejor rendimiento, a menos que utilice una versión anterior de Outlook. Si desea cambiar las reglas cuando utilice una versión anterior de Outlook, no realice la actualización. ¿Desea actualizar ahora?
Haga clic en Actualizar mis reglas si no desea usar otra versión de Outlook para realizar los cambios en las reglas.

Haga clic en No actualizar mis reglas si utiliza otra versión de Outlook para hacer cambios en las reglas. Por ejemplo, si ha actualizado Outlook 2002 en su portátil, pero tiene un equipo que utiliza Microsoft Outlook 2000 y no desea actualizar todavía. En este escenario, cualquier regla nueva creada en Outlook 2002 es compatible con las versiones anteriores del programa.

Si hace clic en No actualizar mis reglas y, después, en No volver a preguntar, podrá actualizar las reglas más tarde. En la Bandeja de entrada, haga clic en el menú Herramientas y, después, en Asistente para reglas; a continuación, haga clic en el botón Opciones y finalmente en Actualizar Ahora.

Cómo crear reglas
Puede resolver este problema con uno de los tres métodos siguientes:

Crear una nueva regla.
1. En la Bandeja de entrada de Outlook, en el menú Herramientas, haga clic en Asistente para reglas.
2. Haga clic en Nuevo.
3. Haga clic en Iniciar creación de una regla desde una plantilla o en Iniciar desde una regla en blanco.
4. Siga las instrucciones del Asistente para reglas.

Copie y modifique una regla existente.
1. En la Bandeja de entrada de Outlook, en el menú Herramientas, haga clic en Asistente para reglas.
2. En el cuadro Aplicar los cambios a esta carpeta, haga clic en la carpeta que contiene la regla que desea copiar.
3. En el cuadro Aplicar reglas en este orden, haga clic en la regla que desea copiar y, después, haga clic en Copiar.
4. Haga clic en la carpeta en la que desea copiar la regla y, después, haga clic en Aceptar.
5. Haga clic en Modificar y siga las instrucciones del Asistente para reglas para modificar las expresiones condicionales según convenga.

Cree una regla a partir de un mensaje.
1. Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en el mensaje en el que desea basar la regla.
2. Haga clic en Crear regla.
3. El Asistente para reglas ya incorpora información básica del mensaje. Haga clic en las instrucciones del Asistente para reglas para modificar las expresiones condicionales según convenga. O bien:

1. Abra el mensaje en el que desea basar la regla.
2. En el menú Acción, haga clic en Crear regla.

Cómo modificar reglas.
1. En la Bandeja de entrada de Outlook, en el menú Herramientas, haga clic en Asistente para reglas.
2. En el cuadro Aplicar reglas en este orden, haga clic en la regla que desea modificar.
3. Haga clic en Modificar.
4. Haga clic en Siguiente.
5. Siga las instrucciones del Asistente para reglas.
6. Si selecciona otra plantilla o hace clic en Iniciar desde una regla en blanco, aparecerá el siguiente mensaje:
Si se cambia la plantilla, se descartará la información especificada. ¿Está seguro de que desea continuar?
Haga clic en No si desea continuar usando la plantilla con la que se creó la regla.

Cómo eliminar reglas
1. En la Bandeja de entrada de Outlook, en el menú Herramientas, haga clic en Asistente para reglas.
2. En el cuadro Aplicar reglas en este orden, haga clic en la regla que desea eliminar.
3. Haga clic en Eliminar.

Cómo se aplican las reglas
Cuando se crea una regla, se especifica si se aplicará cuando se reciba el mensaje en la Bandeja de entrada o, por el contrario, cuando se envíen los mensajes.

Las reglas se aplican en el orden en el que aparecen en el cuadro Aplicar reglas en este orden del Asistente para reglas. Para mover las reglas arriba o abajo, haga clic en la regla para seleccionarla y, después, en Subir o en Bajar.

Cómo ejecutar las reglas en un servidor Exchange
Si utiliza Exchange Server, las reglas se almacenan en un mensaje oculto llamado Administrador de mensajes de Outlook en el Almacén de Exchange.

Nueva funcionalidad: opción Sólo en esta máquina
Puede haber ocasiones en las que sea necesario crear una regla específica para un equipo determinado. Por ejemplo, una regla que mueva un mensaje que cumpla ciertos criterios a una ubicación de un archivo de carpetas personales (.pst) local. Para este tipo de regla, utilice la opción Sólo en esta máquina al crear la regla. Aunque esta expresión condicional sólo se aplica al conectarse al buzón desde el equipo en el que se creó la regla, ésta se almacena en el Almacén de Exchange y, después, puede verse y modificarse desde cualquier otro equipo.